El correo electrónico, amigo y enemigo (2ª parte)

En el artículo anterior hablamos de lo que nos facilita la vida y de que es una potente herramienta de comunicación, ahora comentaremos algunas cuestiones que debemos evitar y otras que están aún en debate, para que cada día este medio de comunicación sea más efectivo. Lo que debemos evitar y porqué:

• Los grandes textos legales que acompañan a nuestras firmas o plantillas de correos, ya que la información que se da es incorrecta y la mayoría de la veces ocupan más espacio que el propio mensaje.
• Escribir todo el mensaje en mayúsculas, denota en primer lugar un tono violento (grito) en la comunicación por Internet que seguramente no es el que queremos utilizar, y en segundo lugar un uso incorrecto de la lengua.
• Debemos evitar correos imprecisos en los que no quede bien claro el mensaje. “No olvides aquello que te comente de aquel tema tan urgente”.
• Enviar archivos adjuntos, aún siendo una de las bendiciones del correo electrónico puede ser también una pesadilla. Debemos evitar enviar siempre archivos adjuntos, todo lo que podamos incluir en el cuerpo del mensaje o incluir en un soporte compartido o en un sitio Web será facilitar a la persona su lectura, sin saturar el valioso espacio que ocupan en el servidor de correo y la posibilidad de que los adjuntos sean infectados por virus.
• Tenemos que diferenciar el correo electrónico personal del profesional y no enviar mensajes masivos, Powerpoints, chistes, fotos, cadenas de correos etc., a una empresa.
• Con respecto a las cuentas de correos intentar seguir una jerarquía, evitar que cada persona dentro de la misma organización tenga una cuenta de correo distinta, asanchez@unaempresa.com y pilar@unaempresa.com.También evitar cambiar continuamente y sin avisar de cuenta de correo.
• El saludo también es importante, no debemos olvidar las jerarquías porque utilicemos este medio, debemos saludar siempre salvo que se establezca una conversación con una consecución de correos.

Algunas cuestiones de NETiqueta están aún debatiéndose: ¿Es correcto solicitar el acuse de recibo? ¿Es una persecución, un seguimiento, una retroalimentación como el ¡oído cocina!? El saludo,¿es correcto utilizar el buenos días/ tardes?. Las respuestas, ¿esta permitido hacer caso omiso de este medio de comunicación con la excusa de estar ocupado?

SEND significa, sencillo, eficaz, necesario y despachado, si no están del todo claras estas premisas mejor no enviar.